仕事が捗りはじめた、たった二つの工夫

二年前、SIerの会社に入って二年目のこと、仕事があまりできない社員だった。

定時に帰れる仕事量のはずが終わらない。

咄嗟に対応できるタイプじゃないのに、事前準備をしなくてグダグダになる。

上司から質問されてもうまく答えられない。

やった仕事が思い出せない。

自分なりに色々工夫しようとしたがなかなか解決しない。

あまりにできるようにならないので、オレ、伸び悩んでます。と上司に相談したほどだ。

現在四年目、お客さんを任されてPLができるようになった。

自慢できるほどうまくできているかと問われるとNOだ。ただ、周りをみていると、1.5-2人分の仕事はさばけるようになってきた。

色々工夫を繰り返してきたなか、圧倒的に効果がでたのが、この二つ。

1. 徹底したタスク管理

2. 実施した仕事のログをすべて取る

これをやりはじめた結果、仕事がはかどり始めた。当たり前のようだが、意外とみんなできていない。

1. 徹底したタスク管理

朝一で自分のすべてのタスクを書いたタスク管理台帳をみて、今日一日の予定を立てる。

ここで今日は残業がありそうだ。もしくは余裕あるな。というのが見える。

あとは予定通りに進めて行くだけだ。

これを毎日ただやって行くだけ。

やればやるほど、タスクの見積もり精度があがる。タスクの見積もり精度が上がると、残業が減ってくるのだ。

それは何故か。

朝一で残業しなくてはいけない量の仕事かどうかがわかるからだ。

だから、終わらせるために優先度をつけて仕事する。終わらない仕事は調整を試みる。

色々手段が取れるのだ。

あふれるのかわかっていないと、無駄なタスクに手をつけてしまい、結果重要なタスクがおわらないのだ。

2. 実施した仕事のログをすべて取る

いつ、何をして、どうなったのか。それにどのぐらい時間がかかったのか。その作業ログ、手順をすべて取る。手順はできる限り他の人がそれを見るだけで、同じ仕事ができるレベルで残すのだ。

この時にしっかり整理して、あとで追えるようにすることが重要だ。

あなたは三日前にやった仕事の内容とその概要が話せるだろうか。

Yesの人はやる必要ない。オレはNoだ。そもそも覚える気すらない。もっと記憶力のいいコンピュータに覚えさせればいい。

やった仕事は必ずメモする。手順を作る。

これをやると他の人に聞かれたとき、その情報を渡して、簡単に説明をする。自分の負荷が圧倒的に減るのだ。

だが、これを周りでやっている人は少ない。

説明をする。説明が抜けて、質問を受ける。思い出して、もう一度説明をする。ようやく完成する。

無駄すぎる。

多少時間をかけてでも、やった仕事の手順はまとめておくべきだ。それだけで驚くほど自分の負荷が減る。

これが正解ではない。だがオレには最善の方法だった。

仕事はうまく行かない時もある。理不尽なことも言われる。

ただ諦めずに自分なりの工夫を続ける。

そうすると自分だけの光が見えてくる。そう信じたい。